3 mẹo mỗi tuần để sổ sách luôn gọn

Rất nhiều chủ doanh nghiệp chỉ “đụng tới sổ sách” khi gần tới mùa thuế. Lúc đó, hóa đơn thất lạc, số liệu không khớp, và việc giải trình trở nên căng thẳng không cần thiết. Thực tế, chỉ cần vài thói quen nhỏ mỗi tuần, bạn đã có thể giữ sổ sách gọn gàng, kiểm soát dòng tiền tốt hơn, và giảm đáng kể nguy cơ bị CRA đặt câu hỏi.

1. Mỗi tuần chốt doanh thu và đối chiếu với ngân hàng

Hãy dành 10–15 phút mỗi tuần để xem doanh thu trên POS/hoá đơn có khớp với tiền vào ngân hàng hay không. Thói quen này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề như: tiền mặt chưa ghi nhận, giao dịch bị thiếu, hoặc doanh thu khai lệch giữa báo cáo bán hàng và sao kê. Khi CRA kiểm tra, sự nhất quán là yếu tố rất quan trọng; làm đều hằng tuần sẽ giúp bạn không phải “đào bới” cả năm để giải thích.

2. Thu gom và lưu hóa đơn ngay trong tuần (đừng để dồn)

Đừng để hóa đơn dồn cả tháng rồi mới xử lý. Mỗi tuần, hãy chụp ảnh hoặc tải hóa đơn và lưu theo thư mục rõ ràng (theo tuần/tháng hoặc theo loại chi phí). Việc này giúp bạn:

• Không mất hóa đơn
• Nhớ rõ mục đích kinh doanh của từng khoản chi
• Tránh việc “đoán” khi làm sổ hoặc bị hỏi trong audit
  Ở Canada, không có hóa đơn = rủi ro bị loại chi phí, dù chi phí đó là thật.

3. Kiểm tra nhanh GST/HST và các khoản phải trả

Mỗi tuần, hãy liếc qua một câu hỏi đơn giản: “Tuần này mình đã thu bao nhiêu GST/HST?” và “số tiền đó đang được để riêng chưa?”. Thói quen này giúp bạn tránh tình trạng dùng luôn tiền thuế cho chi phí vận hành rồi đến kỳ nộp mới thiếu tiền. Với nhiều doanh nghiệp, rắc rối lớn nhất không phải lợi nhuận thấp, mà là GST/HST payable bị âm tiền mặt.

Liên hệ với chúng tôi

Bạn đang quá bận để tự kiểm soát sổ sách mỗi tuần? Liên hệ SYNCAPRO để được 1 giờ tư vấn miễn phí, giúp bạn thiết lập quy trình đơn giản nhưng hiệu quả, giảm những lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp Việt dễ bị CRA “sờ gáy”.

Lưu ý: Bài viết mang tính thông tin chung, không phải tư vấn thuế pháp lý cho tình huống cụ thể.